WOMEN'S ART SOCIETY of MONTREAL
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Règlement 1                     

 

NOM

Le nom de la Corporation est Women’s Art Society of Montreal; 

Association culturelle des femmes de Montréal

 

Règlement 2                     

SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la Corporation est à Montréal dans le district de Montréal, dans la province de Québec.

 

Règlement 3                     

SCEAU

Le sceau, dont l'empreinte est apposée en marge du présent document, est le sceau de la Corporation.

 

Règlement 4                     

OBJET

1. Créer un intérêt général et encourager un niveau plus élevé dans tous les arts.

2. Organiser des expositions de peinture, de sculpture, de gravure et de dessin dans la ville de Montréal et ailleurs.

3. Promouvoir des conférences portant sur l'art, la littérature et la musique.

4. Acquérir les biens immobiliers et personnels ainsi que tous les actifs, intérêts, droits, crédits et effets de la Women's Art Society of Montreal et acquérir, donner, acheter ou louer tous les autres biens immobiliers et personnels nécessaires à son utilisation et à son occupation réelles ou à la réalisation de ses objectifs.

5. Faire toute autre chose qui est propice ou accessoire à la réalisation des objectifs de la Corporation, notamment :

a. Promouvoir et soutenir les artistes professionnels des arts visuels, de la performance et de la littérature, principalement des femmes, dans le développement de leur carrière. 

b. Poursuivre notre tradition de promotion de « l'art pour le bien » en soutenant des initiatives caritatives bénéficiant à la communauté au sens large. 

c. Aider à promouvoir l'art et la culture locaux en offrant des opportunités à nos artistes locaux et nationaux. Ces artistes viennent de toutes les disciplines, de tous les horizons et de toutes les ethnies. 

d. Élargir la définition traditionnelle de ce qui est considéré comme de l'art à travers : des expositions, des conférences, des ateliers et des événements.

 

Règlement 5                       ADHÉSION

 

Article 1. CATÉGORIES DE MEMBRES

(a) Membres votants – Toute personne âgée de dix-huit ans ou plus résidant dans les limites de la Communauté urbaine de Montréal ou à moins de 100 kilomètres de celles-ci peut devenir membre votant.

 

(b) Membres honoraires – Tout membre qui a rendu de longs et éminents services à la Société peut se voir décerner le titre de membre honoraire par un vote unanime du conseil d'administration.

 

Article 2. COTISATIONS

La cotisation annuelle et toute autre cotisation jugée nécessaire seront fixées par le Conseil d'administration et entreront en vigueur dès l'approbation des membres lors de l'Assemblée générale annuelle. 

 

Article 3.

RÉVOQUAGE

(a) Tout membre qui enfreint les statuts de la Société ou se conduit d'une manière jugée préjudiciable à la Société peut être radié de son adhésion par un vote à la majorité des deux tiers lors d'une réunion ordinaire ou extraordinaire du Conseil d'administration. Un avis de convocation à la réunion doit être remis par courrier recommandé ou en personne audit membre au moins dix (10) jours avant ladite réunion.

 

(b) Ledit membre peut assister à la réunion du Conseil d'administration et faire les représentations qu'il juge souhaitables.

 

(c) La manière dont le comportement d’un membre est jugé préjudiciable, ainsi que la procédure de révocation, seront régies par la politique anti-harcèlement et un code de conduite. Le code de conduite sera établi par le conseil d’administration et distribué aux membres. Ces documents entreront en vigueur 30 jours après leur diffusion publique. Tous les changements ou ajouts seront effectués de la même manière.

 

(d) Toute objection aux documents doit être formulée dans les 15 jours suivant leur diffusion. Cela peut être fait en présentant une objection non anonyme par écrit, par courrier ordinaire ou par courrier électronique, en indiquant les raisons de l’objection. Le conseil d’administration prendra dûment en considération toute objection et rendra une décision par vote majoritaire. Les décisions seront définitives, à l’exception du point e) ci-dessous.

 

(e) Si une pétition de plus de 30 membres est signée pour s’opposer à une règle de la politique ou du code de conduite, cette règle sera considérée comme inefficace jusqu’à ce qu’une réunion spéciale ou une assemblée générale annuelle puisse être convoquée pour un vote officiel des membres afin de clarifier la question.

 

Règlement 6                     

CONSEIL D'ADMINISTRATION

 

Article 1. ADMINISTRATION

Les affaires de la Société d'art des femmes de Montréal sont administrées par un conseil d'administration dont les services ne sont pas rémunérés à même les cotisations des membres.

 

Nonobstant la généralité de ce qui précède, un membre du conseil peut être rémunéré à partir d'autres sources (subventions, financement gouvernemental, dons, etc.) ou pour son travail sur des projets spécifiques.

 

Article 2. COMPOSITION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le Conseil d'administration doit être composé de trois dirigeants (président, secrétaire et trésorier) et de deux administrateurs supplémentaires. Tout autre membre du Conseil d'administration peut être ajouté ou supprimé en fonction des besoins de l'organisation à ce moment-là. 

 

Article 3. QUALIFICATIONS DES ADMINISTRATEURS

Les membres votants en règle sont éligibles à l'élection au Conseil d'administration. 

 

Article 4.

DURÉE DU MANDAT

La durée de tous les postes au conseil d'administration est de quatre ans. À ce moment-là, si personne d'autre ne postule pour un poste, le mandat est automatiquement renouvelé pour quatre ans supplémentaires s'il n'y a pas d'opposition ou de démission.

Si un autre membre veut le poste, il sera soumis au vote des membres lors de l'assemblée générale annuelle et doit inclure une majorité des 2/3 du conseil d'administration présent à l'assemblée générale annuelle pour garantir la capacité de travailler avec cette personne.

Si les postes deviennent rémunérés au lieu d'être bénévoles, la priorité sera donnée à ceux qui ont donné de leur temps bénévolement, et des conditions distinctes pour les remplacements seront établies à ce moment-là. 

 

Article 5.

DÉMISSION ET RÉVOQUAGE

Les postes au sein du conseil d'administration sont soumis à toute procédure supplémentaire telle que détaillée dans le document de description de poste et/ou le contrat. Tout administrateur peut démissionner par notification écrite ou orale au conseil d'administration. 

 

Article 6.

POSTES VACANTS AU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le conseil d'administration peut élire un autre administrateur pour combler les postes vacants par démission ou révocation. L'administrateur nouvellement élu peut exercer son mandat jusqu'à la fin du mandat.

 

Article 7.

QUORUM

Le quorum pour une réunion du conseil d'administration est constitué par la majorité du conseil en exercice, qui doit inclure le président et un autre dirigeant présent pour mener les affaires. Aucune résolution ou action du conseil d'administration ne peut être adoptée ou être effective à moins d'être approuvée par au moins la majorité du conseil en exercice, qui doit inclure le président et un autre dirigeant.

 

Alternativement, un quorum et une réunion peuvent être remplacés par la diffusion d'un ordre du jour au conseil d'administration 30 jours avant pour examen. Si personne ne s'oppose aux motions incluses dans l'ordre du jour, alors les motions sont considérées comme adoptées.

 

Règlement 7                      DIRIGEANTS DE LA SOCIÉTÉ

 

Article 1. DIRIGEANTS

Les dirigeants de la Société sont le président, deux vice-présidents, le secrétaire et le trésorier. 

 

Article 2. PRÉSIDENT

(a) Le président préside toutes les réunions des membres de la Société et du conseil d'administration.

 

(b) Le président est responsable de la direction, de la mise en œuvre et de la coordination de toutes les décisions et politiques de la Société.

 

(c) Le président est membre d'office de tous les comités et a le droit de recevoir un avis de toutes les réunions des comités. et aide à fixer des objectifs et des buts pour eux.

 

(d) Protège, maintient et accroît la réputation positive et le statut communautaire de WASM dans son ensemble au détriment des intérêts particuliers des membres individuels ou de leurs affiliés.

 

(e) Le président a le vote prépondérant en cas d'égalité des voix lors d'une réunion des membres. 

 

Article 3. VICE-PRÉSIDENTS

(a) Le vice-président assiste le président dans l'exécution de ses fonctions et de ses nouvelles initiatives.

 

(b) Les vice-présidents assument les responsabilités et les pouvoirs du président en son absence.

 

(c) Le vice-président supervise la bonne coordination entre tous les présidents et les chefs de comité

 

(d) En tandem avec le président, le vice-président veille à ce que les programmes soient conformes aux objectifs et aux budgets de l'organisation en assurant une supervision directe du :

1. Comité d'éducation (série de conférences, ateliers, liaison avec les groupes de studio)

2. Comité de divertissement événementiel.

 

(e) Si le vice-président est incapable ou refuse d'agir, le président du conseil d'administration peut confier les fonctions de vice-président à un autre administrateur jusqu'à la prochaine réunion ordinaire du conseil. D'autres comités permanents peuvent être ajoutés selon les besoins avec l'approbation du conseil

 

Article 4. SECRÉTAIRE

Le secrétaire doit :

 

(a) Préparer un ordre du jour pour toutes les réunions du conseil d'administration et des membres.

 

(b) Veiller à ce que tous les avis soient donnés conformément aux statuts.

 

(c) Recevoir et envoyer toutes les lettres et les lire au Conseil d'administration concernant des affaires qui ne sont pas de routine.

 

(d) Soumettre au Président toute correspondance jugée importante.

 

(e) Soumettre des copies de toutes les lettres envoyées au Conseil d'administration sur demande.

 

(f) Rédiger les procès-verbaux des réunions des membres et des Conseils d'administration et les stocker dans un système de classement électronique dédié à cet effet.

 

(g) Veiller à ce que les certificats, rapports, dossiers, lettres et tous les autres documents papier requis par la loi soient correctement classés dans des dossiers papier, et également numérisés et correctement classés dans un système de classement électronique.

 

(h) Gérer l'organisation d'un système de stockage de classement électronique pour le Conseil d'administration, y compris la supervision de l'accès de sécurité approprié aux dossiers et aux documents 

documents pour une récupération et une utilisation faciles par les propriétaires

 

(i) S'assure que le matériel d'archives est transmis à l'archiviste à des fins historiques à des intervalles appropriés, comme approuvé par le conseil d'administration de la WASM.

 

(j) Accomplit toutes les tâches inhérentes au bureau du secrétaire et toutes autres tâches qui peuvent lui être assignées par le conseil d'administration.

 

(k) Si le secrétaire est incapable ou refuse d'agir, le président du conseil d'administration peut confier les fonctions du secrétaire à un autre administrateur jusqu'à la prochaine réunion ordinaire du conseil.

 

Article 6. TRÉSORIER :

Le trésorier doit :

 

(a) Être responsable de l'établissement d'un contrôle approprié des fonds de la Société.

 

(b) Tient des registres comptables précis et stocke les copies électroniques finales dans le système de stockage en ligne WASM, ainsi que les registres et fournitures papier dans des boîtes comptables en possession du trésorier.

 

(c) Dépose les déclarations de revenus, crée un relevé annuel et paie les frais au Registre des entreprises du Québec et aux Répertoires des sociétés canadiennes.

 

(d) Soumet un rapport financier régulier au conseil d'administration.

 

(e) Soumet aux membres de la Société lors de l'assemblée générale annuelle les états annuels, dûment vérifiés, des recettes et des dépenses indiquant la situation financière de la Société et rend tout autre rapport que le conseil d'administration peut exiger de temps à autre.

 

(f) En général, s'acquitte de toutes les tâches inhérentes à la fonction de trésorier et de toutes autres tâches qui peuvent lui être assignées par le conseil d'administration.

 

(g) Si le trésorier est incapable ou refuse d'agir, le conseil d'administration peut confier les fonctions de trésorier à un autre administrateur jusqu'à la prochaine réunion ordinaire du conseil.

 

Règlement 8                     

COMITÉS PERMANENTS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

 

Le président d'un comité permanent est élu pour un mandat d'un an.

 

Le président recevra des instructions écrites clairement définies quant à ses fonctions, dont l'une consiste à sélectionner les membres du comité dans le but de les former à leur future fonction.

 

Les comités permanents sont les suivants : réception, hospitalité, président de l'exposition d'art, archiviste/liaison avec le musée McCord, liaison avec le Conseil des femmes de Montréal, liaison avec le Musée des beaux-arts, la Maison, la Presse.

 

À la demande des membres de la Société, le conseil a convoqué un groupe de travail.

 

 

Règlement 9                       

ASSEMBLÉES

 

Article 1. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

 

(a)  L'assemblée générale annuelle de la Société doit se tenir lors de la première réunion ordinaire de la Société après la pause hivernale, à l'endroit de la ville de Montréal et à la date déterminées par le conseil d'administration.

 

(b) L'avis de convocation à l'assemblée générale annuelle doit être envoyé aux membres votants au plus tard deux semaines avant la date fixée pour l'assemblée générale annuelle.

 

(c) L'assemblée générale annuelle a pour but de recevoir le rapport du comité de nomination et d'effectuer d'autres procédures de nomination.

 

(d) Trente (30) membres en règle constituent un quorum. Seuls les membres de la Société peuvent assister à l'assemblée générale annuelle. 

 

Article 2. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

 

(a) L'assemblée générale annuelle de la Société se tiendra le quatrième mardi d'avril après la fin de l'exercice financier à l'endroit de la ville de Montréal et à la date déterminées par le conseil d'administration.

 

(b) L'avis de l'assemblée générale annuelle sera affiché lors des réunions ordinaires précédentes de la Société.

 

(c) L'assemblée générale annuelle a pour objet de :

1. Recevoir le rapport du conseil d'administration pour l'année précédente, le bilan, l'état général des revenus et des dépenses et le rapport des vérificateurs de la Société.

2. Nommer les vérificateurs pour l'année à venir.

3. Élire les administrateurs du conseil d'administration

4. Traiter d'autres affaires qui devraient être soumises à l'assemblée.

5. Où les augmentations de cotisations peuvent être votées.

 

(d) Trente (30) membres en règle constituent un quorum. Seuls les membres de la Société peuvent assister à l'assemblée générale annuelle. 

 

Article 3. RÉUNIONS ORDINAIRES

 

(a) Les réunions ordinaires de la Société se tiennent les mardis, comme déterminé par le conseil d'administration.

 

Article 4. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES SPÉCIALES

 

(a) Des assemblées générales extraordinaires des membres de la Société peuvent être convoquées à tout moment sur résolution du Conseil d'administration ou doivent être convoquées à la demande écrite d'au moins trente (30) membres. La demande doit préciser la raison de la convocation de l'assemblée et la date proposée pour l'assemblée, laquelle date ne doit pas être inférieure à deux semaines à compter de la date de remise de la demande.

 

(b) L'avis de réunion doit être remis ou autrement signifié aux membres au moins sept jours avant la date fixée pour l'assemblée générale.

 

(c) Trente (30) membres en règle constituent le quorum. Seuls les membres de la Société peuvent assister aux assemblées générales spéciales.

 

Règlement 10                   

ÉLECTIONS

 

Article 1. COMITÉ DE NOMINATION

 

(a) Lors de la dernière assemblée ordinaire de la Société avant la pause hivernale, un comité de nomination sera formé, composé de deux (2) membres du conseil d'administration et de trois (3) membres en règle parmi les membres en général.

 

(b) Si possible, chaque nouveau comité de nomination sera composé, pour assurer la continuité, d'un membre de l'année précédente.

 

(c) Les membres siégeant au Comité de nomination ne doivent pas avoir d'intérêt à se présenter à un poste au Conseil d'administration.

 

(d) Avant qu'un candidat ne soit contacté, le coordinateur du Comité de nomination doit convoquer une réunion plénière pour discuter en toute confidentialité de la liste et des suppléants. Tous les rapports de ses membres doivent être adressés au coordinateur. 

 

Article 2. PROCÉDURE DE NOMINATION

 

(a) Lors de l'assemblée générale annuelle tenue lors des premières réunions ordinaires après la pause hivernale, le Comité de nomination doit présenter les noms d'un ou plusieurs candidats pour chaque poste vacant, après avoir obtenu au préalable de chaque candidat son consentement à se présenter. Les candidatures peuvent également être présentées lors de cette réunion, à condition que le candidat ait donné son consentement.

 

(b) Les candidatures sont alors closes.

 

(c) Lors de l'assemblée générale annuelle, les noms ainsi proposés, ainsi que la liste du comité de nomination, seront présentés aux membres pour élection. L'élection pour tout poste contesté par deux candidats ou plus se déroulera au scrutin secret.

 

Règlement 11                   

EXPOSITIONS ANNUELLES DE PEINTURES

 

Une exposition annuelle parrainée par la Société aura lieu.

 

Règlement 12                   

FINANCES ET COMPTABILITÉ

 

Article 1. EXERCICE FINANCIER

 

L'exercice financier commence le premier jour de mars de chaque année et se termine le dernier jour de février de l'année suivante.

 

Article 2. LIVRES ET COMPTES

 

Le Conseil d'administration veille à ce que le Trésorier tienne des livres dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus et déboursés par la Société, tous les actifs de la Société et toutes ses dettes ou obligations, ainsi que les autres transactions financières de la Société. Les livres sont tenus par le Trésorier. 

 

Article 3. AUDITS

Les livres de la Société sont vérifiés chaque année dès que possible après la fin de l'exercice financier, par le commissaire aux comptes nommé à cet effet lors de l'Assemblée générale annuelle.

 

Article 4. BANQUE

Tous les chèques et billets de la Société doivent être signés par deux personnes parmi le Président, le Secrétaire archiviste, le Secrétaire correspondant ou le Trésorier. 

 

Article 5. CONTRATS

Les contrats et autres documents doivent être approuvés par le Conseil d'administration avant d'être signés par la personne autorisée à agir au nom de la Société.

 

Règlement 13                   

MODIFICATIONS AUX STATUTS

 

Le Conseil d'administration doit présenter les modifications ou amendements proposés aux statuts de la Société à une assemblée générale annuelle des membres pour ratification par au moins les deux tiers des membres présents et ayant droit de vote. Un avis des modifications ou amendements proposés doit être affiché lors des réunions ordinaires précédentes de la Société.

 

 

Révisé en mai 2021

Les modifications votées au 1er mai 2021 ont été intégrées le 5 mai 2021